• 40 jaar ERP-ervaring
  • ERP door en voor fabrikanten
  • Lean manufacturing
Contact

Universal Electronics

icon_pdf_bigDownload PDF

Universal Electronics implementeert Glovia ERP

Veel bedrijven breiden uit op zoek naar optimale locatiefactoren. Daarmee breidt ook de bedrijfsvoering zich uit als een olievlek. Maar hoe gáát dat met olievlekken? Ze worden steeds groter, maar gaandeweg wordt de cohesie ‘dunner’. Één zuchtje wind en je hebt er twéé. Of zes. ERP kan het bedrijf bijeen houden, zo ondervond Universal Electronics.

Complexiteit weer onder controle

Universal Electronics had in 2003 redenen te over om wereldwijd Glovia’s ERP-systeem in te voeren. Ondernemers die expanderen, worstelen met de aansturing van meerdere vestigingen in verschillende landen. Ze kunnen meepraten over beheersingsproblemen. Hoe is de complexiteit ontstaan? Moederbedrijf Universal Electronics Inc. uit California, VS, ontwikkelaar en producent van ondermeer draadloze aansturingstechnologie voor de B2B-markt en universele afstandbedieningen voor de consumentenmarkt, zette begin jaren negentig in Enschede een verkoopkantoor en call center op als bruggenhoofd naar Europa. Native speakers in verschillende Europese talen waren een locatiefactor. Vervolgens kwamen er uitbreidingen in Italië, Spanje, Singapore, Hong Kong, India, Argentinië en Brazilië. Postbus-vestigingen in Duitsland, Frankrijk en Engeland. China staat op de nominatie.

Momenteel groeit Universal Electronics uit tot één wereldwijde organisatie met een corporate hoofdkwartier in de VS en een internationaal hoofdkwartier in Enschede dat drie ‘Regional Supply Centers’ (RSC) aanstuurt: de Amerika’s, Europa & Midden Oosten & Afrika (EMEA), en Azië & Pacific (APAC). Daar-omheen vind je ‘Local Sales Companies’ (LSC). Glovia International implementeerde samen met Universal Electronics één ERP-systeem dat overal in de organisatie kan worden ingezet.

Kermis

Marc Hafkamp, IT-manager, en Norman Veger, Global Business Application Manager bij Universal Electronics, schilderen het probleem bij hun uitbreidingen: “De vestigingen hadden uiteenlopende verwerkingssystemen en organisaties. Voorraden konden fysiek in land X liggen, maar eigendom zijn van land Y. Bij een bestelling kreeg je dan een hele kermis van interne factureringen bovenop die aan de eindklant. Voeg daarbij de uiteenlopende financiële administraties, boekhoudregels, valutaverschillen, aard van transacties en fiscale regimes. Een moeilijkheid was dat voor een vestiging die naar een ander RSC verkaste, contracten en eigendommen moesten worden overgedragen of gewijzigd. Dat moest allemaal worden nageplozen en gecorrigeerd. Onze ervaring is dat vooral op het spanningsveld tussen logistieke en financiële afhandeling een ondernemer zijn tanden stuk kan bijten.”

Als we door wilden groeien moésten we een omvattend ERP-systeem implementeren dat afrekende met onze complexe administratie. Het werd Glovia.

Mark Hafkamp, IT-manager - Universal Electronics BV

Accountant

Veger analyseert verder: “Tot voor kort was er behalve het moederbedrijf in de VS feitelijk maar één Enschedees bedrijf waarin alle andere bedrijven ‘verscholen’ waren. In de databank waren ze slechts een ‘label’. Het Franse systeem was bovendien nog niet toegesneden op de US GAAP. Transactie nummer 1 en 6 konden uit Italië zijn, de nummers 2 en 4 uit Duitsland en nummer 3 uit Frankrijk. De nummering van klantdocumenten per land liep niet door. Leg dat een locale accountant maar eens uit. Aan het eind van de maand moesten alle gegevens per land worden uitgesorteerd om locaal te kunnen rapporteren. Gevolg: een eindeloos gepriegel. Tegen de tijd dat de administratie dat uiteen gepeuterd had, was de maand al bijna voorbij en konden ze gelijk met de volgende maand beginnen. We leken wat op een hond die achter zijn eigen staart aan liep.” Hafkamp: “Als we door wilden groeien moésten we een omvattend ERP-systeem implementeren dat hiermee afrekende. Het werd ‘Glovia’.”

Martin Soet van Glovia International in een understatement: “Zeker bij uitbreiding buiten de landsgrenzen moet je veel verschillen in één systeem integreren, anders zie je door de bomen het bos niet meer en verlies je kostbare tijd.” Hij vervolgt: “Het is een bijzondere prestatie van de mensen van Universal Electronics dat ze ons systeem wereldomvattend en overal tegelijk hebben weten te implementeren.”

IJzers in het vuur

Het Glovia ERP-systeem draaide al jaren stand alone in Enschede en bij het moederbedrijf. ‘Kapitaalbehoud’ speelde uiteraard mee bij de keuze voor Glovia als nieuw systeem; de eigen technici kenden het. Maar Glovia had meer ijzers in het vuur. Zo maakt het systeem bij de aansturing van de supply chain een mix mogelijk van ‘make-to-order’ en ‘make-to-stock’. Retailklanten als bijvoorbeeld Carrefour willen de voorraad terugdringen, maar tegelijk moet het product wel in de rekken hangen. Dat leidt tot veelvuldige kleinere bestellingen die tot en met de facturering volledig elektronisch worden gestroomlijnd. Voor B2B (OEM’ers) is dat niet nodig omdat de orders groter zijn en de frequentie lager. Een heel ander ritme. Maar als je toch eenmaal zo’n systeem in huis hebt, heeft ook de B2B-klant wel oren naar een volledig elektronische afhandeling.

Verder kan het Glovia-systeem de diversiteit van intercompany leveringen aan en ook de verscheidenheid aan logistieke concepten in één systeem onderbrengen. Het doet dat grotendeels in een standaardomgeving. Customization is tot een minimum teruggebracht maar nooit helemaal uit te bannen. Belangrijk is vooral dat nieuwe bedrijven makkelijk aan het systeem kunnen worden toegevoegd en dat logistiek en financiën geïntegreerd werken. De continuïteit is gewaarborgd, zelfs bij een onverhoopte uitval is het systeem vanaf elke locatie in een uur weer aan de praat te krijgen.

De assistentie van Glovia International bij de implementatie is cruciaal geweest voor succes. En ook onze eigen voorbereiding vóór we wereldwijd ‘live’ gingen. We hebben ons strak aan de fasering gehouden. Eérst de standaard vastleggen. Dan de noodzakelijke customizations bepalen. Vervolgens testen met echte orders tot een foutloze verwerking.

Mark Hafkamp, IT-manager - Universal Electronics BV

Enron

Nóg een pluspunt: toen na ‘Enron’ en ‘Worldcom’ de financiële regelgeving via de Sarbanes-Oxley Act werd aangescherpt, wist Glovia de borging van betrouwbaarheid van de cijfers in het systeem te integreren. Universal Electronics vindt bovendien de kennis en betrouwbaarheid van de Glovia consultants overtuigend. In de fase van systeemkeuze zette dat alles Glovia hoog op de shortlist, en zo kreeg het bedrijf in 2009 het groene licht. Hafkamp: “De assistentie van Glovia International bij de implementatie is cruciaal geweest voor succes. En ook onze eigen voorbereiding vóór we wereldwijd ‘live’ gingen. We hebben ons strak aan de fasering gehouden. Eérst de standaard vastleggen. Dan de noodzakelijke customizations bepalen. Vervolgens testen met echte orders tot een foutloze verwerking. De data moeten ‘schoon’ zijn. Als je al begint met vervuilde data is het hek van de dam. Als laatste stelden we een vangnet op voor als het toch mis zou gaan. Pas na dat alles zijn we live gegaan, in twee weken tijd, wereldwijd.”

--

Universal Electronics BV

Universal Electronics is gespecialiseerd in aansturingstechnologie voor consumentenelectronica. Het levert compo-nenten of technologie aan bijvoorbeeld Sony, Philips, Panasonic, JVC, Samsung. Het maakt ook eindproducten onder merknaam One For All®, waaronder een succesvolle range van afstandsbedieningen die bijvoorbeeld bij Mediamarkt en Dixons over de toonbank gaan. In één op elke drie afstandsbedieningen die wereldwijd jaarlijks geproduceerd worden, zit technologie van dit bedrijf.

Van de omzet gaat 85 procent naar de B2B-markt: vooral componenten ‘made-to-order’ voor OEM’ers en kabelaars. Vijftien procent gaat naar de retail: vooral eindproducten geproduceerd op voorraad. Aantal werknemers wereldwijd: 600 (exclusief de 1200 medewerkers van onlangs overgenomen productiefaciliteiten in China ). De omzet is 330 miljoen US dollar.


www.uei.com