Pami office solutions optimaliseert bedrijfsprocessen met GLOVIA G2

De zoektocht resulteerde in een shortlist met twee ERP-leveranciers. Qua functionaliteit waren beide oplossingen evenwaardig, maar de consultants van GLOVIA bleken heel wat meer flexibiliteit aan de dag te leggen.

“Verschillende niveaus binnen de organisatie hebben andere vormen van rapportage nodig. Een hoger directielid wil een globaal zicht over alle afdelingen heen, terwijl een sales manager de details wil kennen voor zijn afdeling. Met de GRD module maken wij onze eigen rapporten op maat, en dat doen we op een heel gebruiksvriendelijke manier”, aldus Gielissen

In 1992 kwam het bedrijf in handen van de familie Essers, die het uitbouwde tot één van de grootste, onafhankelijke Belgische producenten van kantoor- en projectmeubelen. Met 150 medewerkers realiseert Pami een omzet van bijna 20 miljoen euro. Dat succes is het resultaat van een vooruitstrevend beleid dat tot uiting komt in een ultramodern, verticaal geïntegreerd productie-apparaat, een marktgedreven productontwikkeling en een creatieve designcultuur. Pami anticipeert voortdurend op de nieuwste trends in ‘corporate life’, terwijl klanten kunnen rekenen op een grote flexibiliteit en een hoog service niveau.

Grote klanten in België worden rechtstreeks benaderd: zo is Pami heel actief in sectoren als de overheid, gezondheidszorg, banken en KMO’s. Het bedrijf heeft hiervoor een team van zeven verkopers in dienst. Voor kleinere klanten en voor de activiteiten in het buitenland wordt een dealernetwerk ingezet. Daarnaast heeft Pami eigen showrooms in Brussel, Londen en Apeldoorn.

Informatisering

Kort na de overname door Essers werd Eric Gielissen als IT-manager in het bedrijf aangetrokken. Meteen kreeg hij de opdracht om een informatica strategie op poten te zetten die de toekomstige groei van het bedrijf zou ondersteunen. Pami werkte op dat ogenblik met een UNIX bedrijfsoplossing van Siemens. Functioneel kon de oplossing nog wel aan de noden van het bedrijf voldoen, maar de software bevatte zoveel maatwerk, dat het niet meer mee kon evolueren met upgrades van het standaardproduct.

In 1997 werden de eerste stappen gezet in de zoektocht naar een nieuwe bedrijfsoplossing. Er werd een lastenboek opgesteld dat de criteria bevatte waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. Heel wat potentiële leveranciers – zowel van standaardsoftware als van maatwerkoplossingen – passeerden de revue. Eric Gielissen: “De zoektocht resulteerde eind 1998 in een shortlist met twee ERP-leveranciers. Qua functionaliteit waren beide oplossingen evenwaardig, maar de consultants van GLOVIA bleken heel wat meer flexibiliteit aan de dag te leggen: zij waren echt bereid om zich in te leven in onze problematiek en met ons mee te denken. De concurrerende oplossing werd meer voorgesteld als te nemen of te laten.”

In vooraf geconfigureerde pakketten gelooft Gielissen overigens niet. Hij legt de nadruk op het belang van een goede service bij de implementatie: “Een ERP-oplossing omvat twee aspecten: de softwarelicenties en de diensten er rond. Bij dit laatste bestaat er echter nooit een zwart-wit oplossing. Je hangt echt af van de flexibiliteit en de expertise van de consultants van de softwareleverancier, en voor een KMO is dat des te belangrijker.

Na amper zes maanden ging de eerste fase van het ERP project live. “Je mag de inspanningen niet onderschatten die zo’n implementatie van een bedrijf vergt”, aldus Gielissen. “Van iedere afdeling in het bedrijf was er iemand in het implementatieteam vertegenwoordigd. Ook voor de testfase moet je voldoende tijd uittrekken.”+
Vandaag werkt Pami met 35 gebruikers op het systeem. Eric Gielissen: “Met een nieuwe bedrijfsoplossing moeten de medewerkers natuurlijk ook hun manier van werken veranderen. Soms moet je hen overtuigen om hun vroegere gewoontes te laten vallen en hen motiveren om de logica van het systeem te volgen.”

Juiste voorraadniveaus

Pami garandeert aan haar klanten een leveringstermijn van vier weken. Om dit te realiseren, is een goede afstemming nodig tussen het verkoopstraject en de productie. In het oude systeem liep dat niet altijd van een leien dakje, maar met glovia.com kwam hier verandering in: verkooporders die in GLOVIA G2 ingebracht worden op artikelniveau, gaan nu rechtstreeks naar de productiemodule. Elke nacht draait GLOVIA G2 een MRP-berekening voor de materiaalplanning en de juiste routing van de grondstoffen en halffabricaten op de productielijnen. Op de werkvloer staan ‘thin clients’ opgesteld waarmee de medewerkers de werkorders rechtstreeks inboeken. Dat spaart niet alleen heel wat tijd uit, maar geeft ook een correct beeld van de voorraadniveaus. De kernprocessen bij Pami worden door GLOVIA G2 ondersteund: aan- en verkoop, productie, distributie, financieel beheer en rapportering. Een apart WMS-systeem dat met glovia.com gekoppeld is, zorgt voor het magazijnbeheer van de afgewerkte producten die gemiddeld één week op voorraad blijven. De transportplanning gebeurt dan weer vanuit GLOVIA G2, met een module die op maat ontwikkeld werd door de consultants van GLOVIA.

Management rapportering

Op de vraag welke voordelen een geïntegreerd bedrijfssysteem biedt voor Pami, geeft Eric Gielisseneen verrassend antwoord: “Dezelfde vraag zou je kunnen stellen over het rendement van een vrachtwagen voor een transporteur of van een GSM voor een verkoper. Het antwoord is niet gemakkelijk te geven omdat een geïntegreerde bedrijfstoepassing tegenwoordig een basisbehoefte is voor een bedrijf; je kunt het gewoon niet meer wegdenken. In die zin kan je ook moeilijk over ‘return on investment’ spreken, omdat het gaat om de kernprocessen van het bedrijf.” Toch benadrukt Gielissen de voordelen die GLOVIA G2 biedt op het vlak van bedrijfsrapportage. “Ik vergelijk een ERP-systeem weleens met een stofzuiger waar iedereen massa’s gegevens inpompt. Een module voor management rapportage is een cruciaal onderdeel van een ERPsysteem, omdat die de gegevens kan omzetten in nuttige informatie voor het management.” Eric Gielissen is heel erg te spreken over GLOVIA Reporting & Documents (GRD), de krachtige rapportage tool van GLOVIA G2. Hij wijst op het belang van consistente gegevens in één gecentraliseerde database, maar waardeert vooral de flexibiliteit en het gebruiksgemak van de GRD module. “Verschillende niveaus binnen de organisatie hebben andere vormen van rapportage nodig. Een hoger directielid wil een globaal zicht over alle afdelingen heen, terwijl een sales manager de details wil kennen voor zijn afdeling. Met de GRD module maken wij onze eigen rapporten op maat, en dat doen we op een heel gebruiksvriendelijke manier”, aldus Gielissen

  • Request a
    GLOVIA G2 Demo

    See our ERP solutions in action. Request a demo today.

    Learn More